賃貸物件における電子契約とは？メリットとデメリットを解説

賃貸物件に住むためには、契約を締結しなくてはなりませんが、近年では電子契約に注目が集まっています。
今回は、電子契約がどのような仕組みになっているのか、解説していきます。
また、電子契約のメリット・デメリットにも触れているので、ぜひ最後までご覧ください。

電子契約とは

そもそも電子契約とは、どのような仕組みなのでしょうか。
以下で詳しく見てみましょう。

オンライン上で締結可能なシステム

電子契約とは、これまで紙の契約書でおこなっていたやり取りが、オンライン上ですべて完了できるシステムを指します。
たとえば、契約内容を確認したり、署名をしたりなど、すべてをオンラインでおこなえるのが特徴です。
近年では、負担軽減や時間削減などを目的に、多くの企業が電子契約を導入するようになりました。
実際に電子契約専用のツールも数多く開発されており、無料・有料ソフトなど多数です。
もちろん、オンライン上での契約は、不動産取引においても変化をもたらしています。
たとえば、賃貸物件を契約する際に、これまで書面で手続きをしていたものが、オンラインになった事例も増えています。
2021年に法改正され、2022年5月18日から電子化に対応できるようになったため、今後も紙ではなく電子での契約は増えていくと考えられるでしょう。

電子化が可能になった背景

これまでは契約を締結する場合、書面でやり取りしなくてはならないというルールがありました。
書面での交付が義務付けられていたのは、重要事項説明書の35条書面、賃貸借契約書の37条書面です。
しかし、2017年には重要事項説明の対話原則の規制が緩和されるなど、これまでとは異なる運用ルールが導入されました。
そして、2019年に国土交通省は、重要事項説明書の35条、37条を電子書面で交付する実験試験をおこなったのです。
さらに、その後はガイドラインを適切な内容に修正し、各種書面を電子的に扱えるルールを作っていきました。
現在では、重要事項説明書の35条書面、賃貸借契約書の37条書面とともに、電子化ができる状態になっています。
また、国土交通省は、2022年に「重要事項説明書等の電磁的方法による提供およびITを活用した重要事項説明実施マニュアル」を発表しています。
マニュアルをチェックすれば、IT重説の流れや注意点など、契約を結ぶ際のポイントが理解できることが特徴です。

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電子契約のメリット

電子契約にはさまざまなメリットがあります。
以下で詳しく見てみましょう。

コストカットができる

電子契約のメリットは、さまざまなコストをカットできる点です。
紙の書面を使って契約を締結する場合、紙や封筒などの消耗品を購入しなくてはならないため、その分コストがかかります。
さらに、契約書を印刷したり、郵送したりなどの費用も必要なうえ、印紙代も支払わなくてはなりません。
ところが、電子契約ならこれらのコストがかからなくなります。
そもそも紙が必要なくなるため、各種消耗品の購入や印刷、さらには郵送をする手間もありません。
オンライン上でなら印紙代もかからなくなり、費用負担が少なくなるのです。
実際にある不動産会社では、電子化によって年間数千万円かかっていた費用がカットされた事例もあります。
また、不動産会社にとっては、紙の契約書を管理するための人件費や管理費などのコストも必要なくなるメリットもあるため、近年では電子契約システムの導入事例が増えているようです。

日程調整がスムーズになる

電子契約ができる場合、日程調整がスムーズにおこなえるようになります。
これまで紙の契約書を扱っていたときは、基本的には対面で契約するしか方法はありませんでした。
そのため、日程調整に手間がかかるという課題がありました。
とくに遠方から引っ越しをする場合、契約できるタイミングは限られてしまいます。
しかし、オンラインで契約を締結できる状態であれば、わざわざ対面でおこなう必要はありません。
遠方にいながらも、契約書の確認や署名などができるため、時間と場所を選ばないのが魅力です。
また、日程調整に苦労していると、他の用事が済ませられなくなったり、私生活に悪影響を及ぼしたりすることもあるでしょう。
こうした問題を解消できるのは、電子契約ならではのメリットです。

手間を省ける

オンライン上で契約する形なら、これまで以上に簡単に手続きを済ませられます。
紙の契約書の場合、書類の内容を確認して必要事項に記入・署名をしなくてはなりませんでした。
さらに、その書類を相手に郵送する手間もあったため、手続きが面倒に感じてしまうのは仕方がありません。
引っ越しをする場合、荷造りや業者とのやり取りなどで忙しい状態のため、こうした手間を少しでも省きたいのが本音でしょう。
電子契約なら、こうした手間が一気に省けるため、ストレスフリーです。
署名は電子的におこなえる仕組みになっており、内容の確認はネットが使える環境であればいつでも可能です。
また、署名もオンラインでおこなえる仕組みになっているため、印鑑やペンなどを準備する必要もありません。
署名し終わったら、相手にデータを送付するだけで、すぐに契約書を届けられるため、郵送よりも素早くスムーズです。

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電子契約のデメリット

もちろん電子契約は、メリットばかりではありません。
以下で、デメリットについても解説します。

紙よりも内容確認が難しい

電子で契約書を扱う場合、スマートフォンやパソコンなどの画面上で内容を確認しなくてはなりません。
そのため、紙と比較すると内容の全体像を確認しにくいのがデメリットとして挙げられます。
紙であれば、契約書が物理的に手元にある状態のため、本や書類などを読むような感覚で内容を確認できます。
しかし、スマートフォンやパソコンの場合、契約書のような細かい文章を確認するのに慣れておらず、内容をスムーズに理解しづらい方もいるのです。
利用環境によっては、契約書を拡大して確認したり、スクロールしたりなどの作業が必要です。
もちろん、これらの機能を使用できるのも、オンライン上での手続きのメリットともいえますが、「紙のほうが扱い慣れているため読みやすい」と感じる方は少なくないでしょう。

インターネット環境に左右される

電子契約をおこなう場合、オンライン上でのやり取りになるため、当然ながらインターネット環境の影響を受けてしまいます。
スムーズに使用できるインターネット環境なら問題はありませんが、オンライン上での手続きに悪影響をもたらしてしまうかもしれません。
たとえば、自宅のインターネット環境が整っておらず、スマートフォンやパソコンなどの動きが普段から遅い場合、契約書をスムーズに読み込めない場合があります。
あまりにもインターネット環境が悪いと、署名をしたり相手にデータを送信したりなどの、基本的な操作すら難しい可能性もあるでしょう。
また、万が一何らかのトラブルが発生し、一部地域のインターネット環境に問題が起きた場合は注意が必要です。
この場合もスマートフォンやパソコンなどは使用できなくなります。
あくまでも電子契約は、インターネットを問題なく使用できる環境であるのが前提です。
また、たとえインターネット環境に問題がなくても、そもそもスマートフォンやパソコンなどの操作に不慣れな方がいる場合もあります。
とくに高齢者の場合は、端末の操作方法も分からないケースが多いため、オンライン上で契約ができないというケースもあります。

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まとめ

近年では賃貸物件においても電子契約が用いられる時代になりました。
紙の契約書を扱わずに済むため、コストカットができて手続きが容易になるメリットがあります。
しかし、紙のほうが見やすいと感じる、またインターネットに不慣れなためストレスを感じるデメリットもあります。