賃貸借契約の際に準備するべき必要書類とは？必要な理由も解説！

賃貸借契約の際は、さまざまな必要書類があります。
どのような書類が必要なのか、その理由もあわせて理解しておくと、わかりやすいでしょう。
そこで今回は賃貸物件をお探しの方に向けて、賃貸借契約における主な必要書類である印鑑証明書と住民票、収入証明書について解説します。
それぞれの書類が必要な理由も解説しますので、ぜひご参考にしてください。

賃貸借契約における必要書類①：印鑑証明書の特徴と必要な理由

賃貸借契約の必要書類として提出を求められる書類の1つに、印鑑証明書があります。
なぜ必要なのかを理解するためには、印鑑証明書がどのような書類なのか、把握しておくと良いでしょう。
そこで、印鑑証明書の特徴を確認しておきましょう。

賃貸借契約の必要書類である印鑑証明書とは

印鑑証明書とは、役所に登録された印鑑を公的に認める書類のことです。
印鑑証明書があると、登録した印鑑を実印として使うことができます。
実印は、賃貸借契約や不動産売買など、重要な契約の際に使う印鑑です。
そして、契約書などに捺印した印影が実印であることを証明するために、印鑑証明書が使われます。
印鑑証明書を取得するためには、現在居住している自治体で印鑑登録が必要です。
事前に印鑑登録の手続きをしておくと、印鑑証明書が必要になったとき、スムーズに取得できるでしょう。

賃貸借契約に印鑑証明書が必要な理由とは

賃貸借契約に実印を使う場合は、印鑑証明書が必要書類に含まれるでしょう。
けれど、賃貸借契約の契約書に捺印する印鑑は、認印で済むケースもあります。
その際は、借主の印鑑証明書は必要ありません。
ただし連帯保証人は、基本的に印鑑証明書の提出を求められます。
連帯保証人とは、借主が家賃を滞納した際に、代わりに支払う義務を負う方です。
賃貸物件を借りる際は、連帯保証人を求められることが多いでしょう。
そして、連帯保証人の印鑑証明書が必要な理由は、賃貸借契約に同席しないことが多いからです。
連帯保証人は、契約書を郵送でやり取りすることが一般的です。
そのため、実印が押されているだけでは、あとから「勝手に使われたので知らない」と言われてしまうリスクがあります。
印鑑証明書があると、そのような心配は減少します。
そのため、賃貸借契約の際は、連帯保証人の印鑑証明書が必要なのです。
なお、借主は実印と印鑑証明書が不要な場合、認印が必要です。
家賃を銀行引き落としにする場合は、銀行印も必要なので、準備しておきましょう。

賃貸借契約における必要書類②：住民票の特徴と必要な理由

住民票も、賃貸借契約の必要書類です。
住民票の原本は役所に登録されており、その写しを取得して提出します。
まず、住民票の特徴と、賃貸借契約に必要な理由を確認しましょう。

賃貸借契約の必要書類である住民票の特徴と必要な理由とは

住民票とは、その方の現住所に関する情報を公的に証明する書類です。
住民票には、住所とそこに居住する方の氏名、生年月日や前住所などが載っています。
賃貸借契約の必要書類である理由は、借主の身元を確認するためです。
賃貸借契約を締結する際は、運転免許証などの本人確認書類も提出しますが、それだけで本人であることを確認するには情報が不十分です。
住民票には、運転免許証などに載っていない情報があるので、しっかりと身元確認をするために提出を求められます。
なお、多くの場合、提出する住民票は発行から3か月以内のものと決められています。
その理由は、発行から月日が経っていると、内容が現状と異なる可能性があるからです。
住民票の取得が早すぎると、使用できないことがあるので注意しましょう。

賃貸借契約に必要な住民票の項目とは

住民票を取得する際は、種類や項目を選ぶ必要があります。
適切なものを準備しないと、再度取得しなくてはなりません。
そこで、賃貸借契約の際に提出する住民票に必要な種類と項目を、確認しておきましょう。
まず選ぶべきなのは、取得する住民票の種類です。
住民票には、世帯に住む方全員の情報が載っている謄本と、一部の方の情報だけが載っている抄本があります。
賃貸借契約の際に使う住民票には、引っ越しをする方すべての情報が必要なので、家族全員で引っ越す場合は謄本、ご自身だけの場合は抄本を取得しましょう。
次に、住民票に載せる項目を選択します。
ここで注意するべきなのは、マイナンバーを載せないことです。
マイナンバーは、個人の所得などの重要な情報とつながっているため、これが載っている住民票は不動産会社が受け取れない可能性があります。
「すべての項目を載せておけば間違いないだろう」と考えて、マイナンバーまで載せてしまうと、再度取得することになるかもしれないので注意しましょう。
なお、マイナンバー以外に不要な項目には、本籍も挙げられます。
ただし、貸主によっては必要なことがあるので、事前の確認が必要です。
どちらか迷った場合は、載せておいたほうが安心でしょう。

賃貸借契約における必要書類③：収入証明書の特徴と必要な理由

賃貸借契約を締結するための必要書類には、収入証明書もあります。
収入証明書とは、収入を証明するための書類です。
ただし、収入を証明する書類にはさまざまな種類があり、印鑑証明書や住民票のように全員が同じ書類ではありません。
そこで、どのような書類が収入証明書として使用できるのか、確認しておきましょう。

賃貸借契約の必要書類である収入証明書の種類とは

収入証明書には、「だれでも取得して使える書類」「会社に勤めている方が取得して使える書類」「自営業などの方が使える書類」があります。
だれでも取得して使える収入証明書は、市区町村が発行している所得証明書や課税証明書、所得・課税証明書です。
ただし、これらの書類は6月にならないと、前年分を取得できません。
そのため、前年分を取得できない時期に必要な場合は、ほかの収入証明書を使いましょう。
会社に勤めている方が取得して使える収入証明書は、源泉徴収票や給与支払証明書です。
源泉徴収票は毎年12月に配布され、給与支払証明書は発行を依頼すると取得できます。
会社に勤めていない自営業の方などは、確定申告書の写しを使いましょう。

賃貸借契約を締結するために収入証明書が必要な理由とは

収入証明書が必要なのは、賃貸借契約を締結するときではなく、入居審査のときです。
入居審査とは、貸主が入居希望者の支払い能力や人間性などに問題がないかどうかを判断する審査です。
その際、支払い能力を確認するために、収入証明書の提出が求められます。
収入に対する家賃の目安は、一般的に月収の3分の1以内、もしくは年収の36分の1以内と言われています。
ただし入居審査は、月収だけではなく、安定性や信頼性などもあわせて総合的に判断されるものです。
そのため、収入の条件を満たしていても、ほかの条件に不安要素があると、入居審査に落ちる可能性があるので注意しましょう。
なお、収入証明書は、基本的に連帯保証人が提出する必要書類にも含まれています。
連帯保証人は、借主が家賃を滞納した際に支払う義務を負うため、支払い能力を確認されるからです。
取得に時間がかかる可能性もあるので、連帯保証人をお願いする方には、早めに必要書類を連絡しておきましょう。

まとめ

賃貸借契約を締結する際は、さまざまな理由によって、多くの書類が必要です。
必要書類の種類や取得方法を事前に確認しておくと、スムーズに収集できるでしょう。
役所以外で取得する書類があったり、3か月以内に発行された書類が必要だったりするので、間違いのないように注意しましょう。